KRAJ POSLOVNE GODINE Obaveza za poslovne subjekte koju će mnogi prevideti

Uredba o elektronskom arhiviranju na snazi je od 1. januara 2024. godine i tokom prve godine primene, obveznici su imali dužnost da arhiviraju svu poslovnu dokumentaciju koja je izvorno nastala elektronski. To se može odnositi na dokumentaciju poput bankovnih izvoda, ino faktura, izvoda otvorenih stavki (IOS), ugovora koji su obostrano potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom itd.

Važno je znati da se elektronski arhiviraju samo poslovni dokumenti koji imaju propisan rok čuvanja, što znači da ne postoji imperativ arhiviranja elektronskih dokumenata koji nemaju propisan takav rok. Takođe, obaveza ne obuhvata elektronske dokumente koju državni organi čuvaju po službenoj dužnosti (npr. e-Fakture koje čuva SEF), kao i onu koja je nastala štampano, jer za nju važe druga pravila arhiviranja, koja su važila i u prethodnim godinama.

Subjekti koji ovu dužnost nisu sprovodili sukcesivno i blagovremeno sada su u izazovu da nadoknade elektronsko arhiviranje za period cele godine. Opcija da se „peške“ prolazi kroz godišnju elektronsku dokumentaciju može biti delotvorna, ali njena mana je što oduzima previše vremena.

Solucija koja se nameće kao efikasnija podrazumeva korišćenje namenskog softvera za elektronsko poslovanje. Jedan od programa namenjen toj svrsi je Kancelarko, koji pruža mogućnost automatskog elektronskog arhiviranja. Na raspolaganju je, pre svega, masovni unos dokumenata u softver, nakon čega se, u par klikova, može pokrenuti automatsko elektronsko arhiviranje dokumentacije.

Softversko rešenje pruža mogućnost da „jednim udarcem“ sve zaostale dokumente iz jedne godine arhivirate masovno, brzo i lako.

Iako u ovom trenutku još uvek nije zabeležena inspekcija i sankcionisanje subjekata koji ne sprovode obavezu, sugestija je da se elektronsko arhiviranje vrši redovno, da biste sprečili mogućnost sankcionisanja u momentu kada bude aktuelno.