КРАЈ ПОСЛОВНЕ ГОДИНЕ Обавеза за пословне субјекте коју ће многи превидети

Уредба о електронском архивирању на снази је од 1. јануара 2024. године и током прве године примене, обвезници су имали дужност да архивирају сву пословну документацију која је изворно настала електронски. То се може односити на документацију попут банковних извода, ино фактура, извода отворених ставки (ИОС), уговора који су обострано потписани квалификованим електронским потписом итд.

Важно је знати да се електронски архивирају само пословни документи који имају прописан рок чувања, што значи да не постоји императив архивирања електронских докумената који немају прописан такав рок. Такође, обавеза не обухвата електронске документе коју државни органи чувају по службеној дужности (нпр. е-Фактуре које чува СЕФ), као и ону која је настала штампано, јер за њу важе друга правила архивирања, која су важила и у претходним годинама.

Субјекти који ову дужност нису спроводили сукцесивно и благовремено сада су у изазову да надокнаде електронско архивирање за период целе године. Опција да се „пешке“ пролази кроз годишњу електронску документацију може бити делотворна, али њена мана је што одузима превише времена.

Солуција која се намеће као ефикаснија подразумева коришћење наменског софтвера за електронско пословање. Један од програма намењен тој сврси је Канцеларко, који пружа могућност аутоматског електронског архивирања. На располагању је, пре свега, масовни унос докумената у софтвер, након чега се, у пар кликова, може покренути аутоматско електронско архивирање документације.

Софтверско решење пружа могућност да „једним ударцем“ све заостале документе из једне године архивирате масовно, брзо и лако.

Иако у овом тренутку још увек није забележена инспекција и санкционисање субјеката који не спроводе обавезу, сугестија је да се електронско архивирање врши редовно, да бисте спречили могућност санкционисања у моменту када буде актуелно.