NOVA OBAVEZA ELEKTRONSKOG ARHIVIRANJA OD 1. JANUARA 2024.
Pravila i procedure za čuvanje elektronskih dokumenata počinju da se primenjuju od 1. januara, što je datum početka primene Uredbe o elektronskom arhiviranju. U istom trenutku trebalo bi da počne sa radom novi državni portal eArhiv, namenjen ispunjavanju ovih obaveza od strane javnog sektora.
Na ovaj način se postojeća pravila o čuvanju papirne dokumentacije dodatno proširuju na elektronske dokumente, sa istim ciljem - da i jedni i drugi, protekom vremena, ne izgube na verodostojnosti i upotrebljivosti.
Elektronske dokumente koje je potrebno čuvati i arhivirati su oni koji su izvorno nastali u elektronskom formatu, ali i oni dokumenti koje subjekt iz štampanog formata digitalizuje po predviđenoj proceduri, tako da tom digitalizacijom nastaje novi original. Napominjemo da prostim skeniranjem dokumenata ne nastaje digitalizovan dokument već samo njegova elektronska kopija, i ova Uredba ne uvodi obavezu digitalizacije štampanih dokumenata niti obavezu vođenja elektronske delovodne knjige. Takođe, ne arhiviraju se svi elektronski dokumenti, već samo oni koji imaju propisane rokove čuvanja, i koji se čuvaju duže od godinu dana.
Uredba pravi razliku između pouzdanog i kvalifikovanog elektronskog čuvanja, pri čemu pouzdano subjekti mogu samostalno da sprovode, uz primenu adekvatnog softvera, dok je kvalifikovano čuvanje usluga od poverenja koju može da pruža samo subjekt koji je za to registrovan od strane nadležnog ministarstva.
Već 22. decembra 2023. biće održan vebinar na temu elektronskog arhiviranja, na kojem će, između ostalih, govoriti Svetlana Jovanović iz kabineta predsednice Vlade i jedinice za implementaciju strateških projekata. Očekuje se da će na vebinaru biti pomenute i najavljene izmene Uredbe, koje se očekuju početkom 2024. godine.
Do samog vebinara više o materiji elektronskog arhiviranja možete pročitati na stranici koju je pripremio Paragraf Lex, a koja se odnosi na često postavljena pitanja i dileme u vezi sa elektronskim arhiviranjem.
(PROMO)